まず始めに改正電子帳簿保存法について簡単に説明しよう。

2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法により、全ての企業、個人事業主は取引先からメールで受け取った請求書や契約書等のファイルを電子データのまま保存する事が義務付けられ、紙に印刷した物を原本とする事ができなくなった。また保管する電子データが改ざんされていない事を証明する為に各ファイルにタイムスタンプを付加し、保存されたファイルを検索する機能を有する事も求められている。

「みんなのタイムスタンプ」を利用すれば、改正電子帳簿保存法に簡単に対応する事が可能となる。

実際に筆者の周りでも改正電子帳簿保存法の対応に手間取っている企業を目にする。下記に筆者の感じている各社が試行錯誤している点を書き出してみた。

• そもそも改正後の電子帳簿保存法について知らない

上記で記載した通り改正電子帳簿保存法では電子データで受領した契約書等をタイムスタンプを付与した上で保管し複合検索できるようにする必要があるのだが、そもそもこの事実が浸透していないように感じられる。

尚、改正電子帳簿保存法は2022年1月に施行されているが、義務化までは2年の宥恕期間がある為、今の内に対応しておく事をお勧めする。

• タイムスタンプを付与する方法やサービスを知らない

改正電子帳簿保存法に対応したタイムスタンプを付与するには以下の方法がある。

1.文書に対して電子署名を付与する。ただし、その場合のタイムスタンプについては認定タイムスタンプである必要がある。

2.タイムスタンプのみを付与する。ただし、同様にタイムスタンプについては認定タイムスタンプである必要がある。

タイムスタンプを付与する事を目的とするのであれば、1の方法よりも2の認定タイムスタンプのみを付与する方法が証明書の取得が不要な為採用しやすい。

• 改正電子帳簿保存法で求められている保管方法を知らない

改正電子帳簿保存法では、以下の検索要件が求められている。

1.「日付」「取引金額」「取引先」で検索できる

2.「日付」又は「取引金額」を範囲指定で検索できる

3.2つ以上の任意の検索項目を組み合わせた条件で検索できる

この3つの検索要件を独自に対応するのはかなり難しいだろう。その為、文書保管を行う際はこれらに対応したサービスを採用する事をお勧めする。